Reisen ohne Belegstress
Reisekosten und (Kreditkarten-)Belege erfassen
Ihre Mitarbeiter sind häufig geschäftlich unterwegs, z. B. Vertriebler im Außendienst oder Monteure bei Serviceeinsätzen? Oder Kollegen verfügen über Firmen-Kreditkarten? Dann hilft Ihnen das Zusatzmodul Reisekosten / Belege bei der Verwaltung. In diesem Modul erfassen und berechnen Sie mit wenigen Klicks alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Die erfassten Daten werden der internen Verwaltung zur Verfügung gestellt, die diese aus work4all heraus an die Buchhaltung übertragen kann. Die vorgestreckten Kosten können am Monatsende direkt aus work4all an die Mitarbeiter überwiesen werden.
Belege erfassen
Mitarbeiter geben die Reisedaten und Belege ein, die Buchhaltung übernimmt die Prüfung, Auszahlung und Verbuchung der Kosten. Vieles davon wird im Hintergrund automatisch erfasst, bspw. die buchhalterischen Kostenkonten. Mit dem Belegwesen können auch Belege ohne Dienstreisen, z. B. Tankquittungen für Firmenfahrzeuge gesammelt und abgerechnet werden.
Die Reisekosten werden als Eingangsrechnung gewandelt und stehen damit für viele weitere work4all-Funktionen zur Verfügung:
- Projektzuweisung der Kosten (Eigenleistungen)
- FiBu-Export
- Überweisung über das Online-Banking
Belege digital sammeln
Am Monatsende geht üblicherweise das Suchen der Mitarbeiter nach den Kreditkarten-Belegen los. Im Sammler von work4all können diese sofort nach Erhalt komfortabel abgelegt werden und stehen am Monatsende für die Buchhaltung bereit zum Export – volldigital!
Belege erfassen
Auch mit der work4all App können Belege erfasst werden, mit einem Foto ist der Beleg direkt gescannt. Abgelegt werden die Belege im Sammler in work4all. Wenn die Prozesse mit dem Finanzamt abgestimmt sind, können Sie einen volldigitalen Prozess ohne Papier abbilden.
Funktionsübersicht
- Verwaltung von beliebigen Kostenbelegen
- Reisekostenabrechnung, auch aus Terminen im Terminkalender
- Verwaltung der Mitarbeiter als Lieferant/Kreditor
- Verpflegungsmehraufwendungen für beliebige Länder
- Manuelle Anpassung der Verrechnungssätze
- Fahrtkosten für Fahrten mit eigenem PKW
- Nebenkostenverwaltung (beliebige Belege, die bar vom Mitarbeiter bezahlt wurden)
- Sachbezüge separat abrechenbar
- Übergabe der Reisekostenabrechnung als Eingangsrechnung
- Überweisung von Reisekostenabrechnung an Mitarbeiter
- Weiterberechnung von Reisekosten an Kunden
- Kreditkartenabrechnung
- Belegarchivierung
- Anbindung an die work4all APP
- DATEV-Export inklusive Belegbilder und Vorkontierung