Häufige Fragen

Wir unterstützen gerne beim Import der Daten, entweder über unsere Standard Excel-Importvorlagen oder auch mit individuellen Datenbankimporten.

Das hängt vom Projekt und den Gegebenheiten Ihrer Firma ab. In kleinen Firmen kann eine Umstellung innerhalb weniger Tage passieren, bei größeren Firmen sind es in der Regel einige Wochen, je nach Funktionsumfang.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.work4all.de/schnittstellen

Ja. Kunden- und Lieferanten inklusive Ansprechpartner und Artikel können per Excel importiert werden. Weitere Daten über individuelle Datenimporte.

Auf Ihre Daten haben ausschließlich autorisierte Mitarbeitende von work4all Zugriff – nur soweit dies für Support, Einrichtung oder Wartung erforderlich ist. Alle Zugriffe erfolgen unter strengen Datenschutzrichtlinien und sind dokumentiert.

Die work4all Cloud wird auf Servern in Deutschland betrieben – konkret in Nürnberg und Leipzig – durch ein zertifiziertes Partnerunternehmen.

• Produktivdaten: Speicherung ausschließlich auf deutschen Servern
• Backups: In einem verschlüsselten Container in einem separaten Rechenzentrum
• Zugriffskontrolle: Nur autorisiertes Fachpersonal mit definierten Rollen und Rechten
• Keine Weitergabe an Dritte ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung

Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt gemäß DSGVO. Ein externer Datenschutzbeauftragter stellt zusätzlich die rechtskonforme Umsetzung sicher.

Auf Ihre Daten haben ausschließlich autorisierte Personen Zugriff und das nur im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke.

Wir speichern alle Backups 14 Tage.

Die Daten werden in der Cloud-Variante ausschließlich in Datenzentren in Deutschland gespeichert.

Ja, work4all erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

• Serverstandort in Deutschland
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) möglich
• Rechte- und Zugriffskonzept innerhalb der Software
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen, haben wir einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Unser Datenschutzbeauftragter ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Leopoldstr. 21, 80802 München, Deutschlnad

E-Mail: consulting@datenschutzexperte.de

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Mehr Informationen: work4all Datenschutzerklärung

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Unser Support-Team ist werktags von 9:00 bis 17:00 für Sie erreichbar.

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E-Mail: support@work4all.de

Bitte beschreiben Sie Ihr Anliegen möglichst genau, idealerweise mit Screenshots.

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Antworten auf viele Fragen finden Sie auch in unserem HelpCenter: https://help.work4all.de/work4all%20Web

Ja - alle Informationen zu work4all finden Sie im zentralen HelpCenter. Es ersetzt die bisherigen Infoblätter und Handbücher und bietet Ihnen:

• Vollständige Online-Dokumentation
• Strukturierte Navigation nach Themenbereichen
• Schnellsuche mit unserem KI-Assistenten Toni

Sie erreichen das HelpCenter rund um die Uhr online. Falls dennoch Fragen offen bleiben, hilft unser Support-Team gerne weiter - werktags von 9:00 bis 17:00 unter support@work4all.de. Bitte schildern Sie Ihr Anliegen möglichst genau, idealerweise mit Screenshots.

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Zum HelpCenter: https://help.work4all.de/work4all%20Web

Wir bieten verschiedene Schulungsformate für neue Anwender, damit Sie schnell und effizient mit work4all starten können.

• Online-Schulungen & Webinare: Ideal für den schnellen Einstieg, live und als Aufzeichnung verfügbar.
• Vor-Ort-Schulungen: individuell auf Sie zugeschnittene Schulungen direkt bei Ihnen im Unternehmen.
• Trainings nach Rollen & Modulen: Ob Vertrieb, Projektleitung oder Back-Office - Mitarbeitende werden gezielt in den für sie relevanten Bereichen geschult.
• Dokumentation & Lernmaterial: Begleitende Unterlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Zugang zum digitalen Helpcenter sind inklusive.

Bei unseren Online-Vorführungen zeigt Ihnen ein erfahrener Projektleiter per Bildschirmübertragung, wie work4all funktioniert. In 30 bis 90 Minuten gehen wir gezielt auf Ihre Anforderungen ein und demonstrieren anhand von Praxisbeispielen, wie sich diese mit work4all abbilden lassen. So sehen Sie direkt, ob unsere Software zu Ihren Abläufen passt - unverbindlich, individuell und praxisnah.

Ändert sich Ihrer Benutzer-Anzahl und erreichen Sie dadurch eine neue Preisstaffel, ändert sich im Mietmodell auch der Preis zu Ihren Gunsten. Dies können Sie im Preiskalkulator sehr einfach simulieren.

Es sind keine ERP-Funktionalitäten möglich. Zum Beispiel: Angebote oder Rechnungen schreiben oder Eingangsrechnungen verbuchen.

Ultimate-Lizenzen beinhalten alle verfügbaren Basis- und Zusatzmodule unseres Produktes. Nur einige wenige branchenbezogenen Sondermodule sind ausgeschlossen (wie etwa der mobile Lagerscanner oder unsere B2B-Shoplösung).Ultimate-Lizenzen bilden damit sozusagen unsere Preis-Obergrenze. Allerdings sind diese Lizenzen hoch rabattiert (über 50%), sodass sich ein Blick auf diesen Preis meist lohnt. Und er bietet Ihnen die Sicherheit, dass alle Funktionen verfügbar sind. Selbst wenn Sie am Anfang noch unsicher sind, ob Sie zum Beispiel überhaupt mit Tickets arbeiten werden.

Die Basislizenz der Hauptnutzer muss dieselbe sein, also Basic, Professional oder Ultimate. Für Nutzer mit geringerem benötigtem Funktionsumfang jedoch können Sie sogenannte "Light"-Lizenzen erwerben. Diese preislich wesentlich günstigeren Varianten erhalten dann eine abgespeckte Version von work4all und können je nach Konfiguration dann nur den geringeren Funktionsumfang benutzen (zum Beispiel nur Zeiten und Urlaube erfassen, Lieferscheine unterschreiben lassen oder Termine einsehen).

Ja. Wählen Sie für beide Lizenzarten die Anzahl und kombinieren Sie die Lizenzen. Dabei ist die Modulzusammenstellung sowohl für die Light-Lizenzen als auch für die regulären Lizenzen variabel.

Light-Lizenzen können – wie die regulären Lizenzen – ebenfalls modular zusammengestellt werden. Aber sie haben (bis auf Leistungsnachweise/Lieferscheine) keine ERP-Funktionalität. Das macht sie günstiger. Light-Lizenzen sind ideal für den reduzierten Einsatz von work4all. Etwa für Monteure als reine Zeiterfasser. Oder im Vertrieb mit Schwerpunkt CRM.

Ja. Im Mietmodell steht Ihnen jederzeit die neueste Version von work4all zur Verfügung. Unser Support ist unter support@work4all.de von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichbar.

Die oben genannten Pakete sind von Kunden oft genutzte Varianten. Sie können work4all aber selbstverständlich auch manuell konfigurieren mit denen von Ihnen gewünschten Features. Hierfür erstellen wir Ihnen gerne in einem gemeinsamen Gespräch ein individualisiertes Angebot.

Mit der optionalen CTI-Schnittstelle von work4all können Sie Ihre Telefonanlage direkt in das System integrieren. So wird die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Interessenten deutlich effizienter.

• Anruferkennung in Echtzeit: Bei einem eingehenden Anruf zeigt work4all automatisch relevante Informationen zum Kunden an.
• Direktes Anwählen aus work4all heraus: Sie können Telefonnummern per Klick aus Kundenakten, Aufgaben oder Projektübersichten anwählen, ganz ohne manuelle Eingabe am Telefon.
• Protokollierung & Aufgabenverknüpfung: Jeder Anruf lässt sich direkt als Aktivität oder Aufgabe erfassen, inkl. Notizen und Wiedervorlage.

Ja, work4all kann auch mobil genutzt werden - über die App (android/iOS) oder die Browserversion auf Smartphone und Tablet. Mobil stehen Ihnen alle grundlegenden Funktionen zur Verfügung: Zeiterfassung, Aufgaben, Kontakte, Termine oder Zugriff auf Inhalte aus Kunden-, Lieferanten- und Projektakten.

Die mobile Nutzung ist optional und lässt sich flexibel an Rollen und Berechtigungen anpassen.

Ja, work4all verfügt über eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle für den standardisierten Export buchhaltungsrelevanter Daten. Sie ermöglicht eine direkte Übergabe an Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung.

Zusätzlich unterstützt work4all die Anbindung an weitere Fibu-Systeme und externe Buchhaltungsprogramme, z.B. über individuelle Exportformate oder REST-API. So lassen sich Rechnungen, Buchungsdaten oder Stammdaten automatisiert übertragen und medienbruchfrei übertragen.

Ja, work4all kan mit Microsoft Outlook und Exchange synchronisiert werden. Termine, Aufgaben und Kontakte lassen sich automatisch abgleichen, sodass Sie z.B. Kalendereinträge aus work4all direkt in Outlook sehen - und umgekehrt.

work4all kann flexibel eingesetzt werden: sowohl lokal (On-Premise) als auch in einer Cloud-Umgebung. Viele unserer Kunden entscheiden sich für den Betrieb in der Cloud, um ortsunabhängigen Zugriff, geringeren Wartungsaufwand und maximale Verfügbarkeit zu nutzen. Gleichzeitig bleibt der klassische Serverbetrieb in der eigenen IT weiterhin möglich, je nach technischer Umgebung und Datenschutzanforderungen.

Mit work4all lassen sich alle relevanten Unternehmenszahlen in Echtzeit auswerten.

Sie können u.a. Berichte zu Umsätzen, Deckungsbeiträgen, offenen Posten, Projektzeiten, Angeboten, Aufträgen, Kundenaktivitäten oder Zeiterfassungen erstellen, übersichtlich dargestellt in Listen oder Excel-Exporten.

Die Auswertungen sind filterbar und individuell konfigurierbar.

Ja, work4all unterstützt die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD, sowohl für den Versand, als auch den Empfang.

work4all erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung nach DIN EN 16931, auf der Eingangs- und Ausgangsseite.

Die Rechnungen werden automatisch mit maschinenlesbarer XML-Datei erzeugt, GoBD-konform archiviert und können direkt per E-Mail versendet werden.

Neben der regulären Arbeitszeiterfassung ist es möglich in work4all die Zeiten projektbezogen als auch tätigkeitsbezogen zu erfassen.

• Erfassung per Desktop, App und Browser: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten bequem am PC, Tablet oder Smartphone vom Büro, unterwegs oder dem Homeoffice erfassen.
• Projekt- und tätigkeitsbezogene Buchung: Zeiten lassen sich direkt in einem Projekt, Auftrag oder einer Tätigkeit zuordnen, sodass sie stehts eine klare Kosten- und Leistungstrennung vorliegen haben.
• Individuelle Stundenzettel & Zeitkonten: Erfasste Zeiten werden automatisch auf Tages- oder Wochenübersichten übertragen, inklusive Pausenregelung, Überstunden und Urlaub.
• Automatische Auswertung & Übergabe: Zeitdaten können zur Projektkalkulation, Rechnungsstellung oder zur Übergabe an die Lohnbuchhaltung verwendet werden, z.B. via DATEV-Schnittstelle.
• Genehmigungs- und Freigabeprozesse: Optional lassen sich Zeiteinträge zur Prüfung und Freigabe durch Projektleiter oder Vorgesetzte vorsehen.

Ja, mit work4all können Sie Projekte, Aufgaben, Zeiten und Budgets vollständig steuern - von der Planung bis zur Abrechnung.

• Projektstruktur mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Legen Sie Projekte mit Teilaufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines an.
• Ressourcenplanung über GANTT-Ansicht: work4all ermöglicht mit dem Plankalender eine leistungsstarke Ressourcenplanung. In der GANTT Ansicht lassen sich Aufgaben, Meilensteine und Kapazitäten über mehrere Projekte hinweg grafisch darstellen und planen.
• Zeiterfassung direkt im Projekt: Arbeitszeiten können projekt- und aufgabenbezogen erfasst - mobil oder am Desktop - und fließen automatisch in Auswertungen und Abrechnungen ein.
• Live-Auswertung von Fortschritt und Budget: Behalten Sie jederzeit den Überblick über Plan/Ist-Zeiten, offene Aufgaben, Budgets und Auslastung.
• Verknüpfung mit CRM, ERP & Rechnungsstellung: Projekte lassen sich direkt mit Angeboten, Aufträgen, Kunden und Rechnungen verbinden.

Die ERP-Module von work4all decken allen zentralen Abläufe der Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft ab - von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung und Nachkalkulation.

• Belegwesen: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen: inklusive Statusverfolgung und Wiedervorlagen
• Artikel- & Preisverwaltung: Stücklisten, Staffelpreise, Varianten, Rabatte und Lieferzeiten zentral gepflegt
• Vertriebssteuerung & Angebotsmanagement: Angebote erstellen, nachverfolgen und in Aufträge oder Rechnungen umwandeln - ganz einfach per Drag & Drop - inklusive Wiedervorlagen und Statusanzeigen
• Lagerverwaltung: Lagerorte, Reservierungen, Mindestbestände und Inventurprozesse
• Einkauf & Lieferanten: Bestellungen, Wareneingang, Lieferantenakte und Auswertungen
• Digitale Prozesse auf dem neusten Stand: E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung
• Nahtlose Integration mit CRM & Projektmanagement: ERP-Vorgänge sind direkt mit Kunden, Projekten und Dokumenten verknüpft. So haben Sie die volle Transparenz und behalten den Überblick.

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Das CRM-Modul von work4all bietet Ihnen eine zentrale Kundenakte mit vollständiger Übersicht auf einen Blick. Alle Informationen, Vorgänge und Dokumente sind verknüpft und sofort verfügbar.

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Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Zentrale Kundenakte mit 360°-Sicht: Alle Stammdaten, Ansprechpartner, Gesprächsnotizen, E-Mails, Dokumente, Aktivitäten und Projekte sind direkt im Kundenprofil sichtbar - ohne Umwege oder Suchen.
• Kommunikationshistorie & Aufgabenverwaltung: E-Mails, Notizen, Termine, Telefonate und Aufgaben sind strukturiert dokumentiert und direkt in der Kundenakte gespeichert.
• Kampagnen & Selektionen: Zielgerichtete Serienmails, Newsletter oder Aktionen mit CRM-Filtern und Auswertungen steuern.
• Nahtlose Verknüpfung mit ERP, DMS & Projektmanagement: Von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung bleibt alles im Blick - mit direkter Verbindung zu relevanten Modulen.
• Mobiler Zugriff: Alle Kundendaten und Aufgaben sind auch per App oder Browser verfügbar - ideal für Außendienst und Homeoffice.

work4all bietet einen kostenfreien Testzugang für 30 Tage an.

Ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie beim Einrichten der Testversion - auf Wunsch auch mit Beispieldaten oder branchenspezifischen Daten.

Darüber hinaus bieten wir Interessenten eine kostenfreie und unverbindliche Online-Demo mit individuell abgestimmten Prozessen und Modulkonstellationen für die Basisthemen CRM, ERP, DMS, Projektmanagement und Zeiterfassung, die Sie im Anschluss direkt in der Testversion benutzen können.

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Hier Testzugang oder Demo anfragen:

https://www.work4all.de/jetzt-testen

https://www.work4all.de/demo-vereinbaren

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work4all ist eine modulare Unternehmenssoftware, die zentrale Geschäftsbereiche wie CRM/DMS, ERP/Warenwirtschaft, Projektmanagement und HR in einer komplett integrierten Unternehmenslösung vereint.

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Mit work4all lassen sich Kunden, Lieferanten, Projekte, Aufträge, Dokumente und Mitarbeiterdaten effizient verwalten – über Desktop oder mobil über App und Browser. Als All-in-One Software ersetzt work4all durchschnittlich 5-7 Tools.

Durch zahlreiche Schnittstellen (z. B. DATEV, ELO, Shopsysteme) und eine intuitive Oberfläche unterstützt die Software Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse.

work4all ist ein familiengeführtes Unternehmen und wird seit 35 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt.

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work4all richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre täglichen Geschäftsprozesse in einer einzigen Softwarelösung bündeln möchten.

Dank der vielfältigen modularen Struktur kann work4all an unterschiedliche Branchen und Anforderungen angepasst werden.

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Besonders geeignet ist work4all für:

• Dienstleister, die Kunden, Projekte und Zeiterfassung kombinieren wollen
• Handwerksbetriebe oder Fertiger, die eine schlanke Auftrags- und Materialverwaltung benötigen
• Vertriebsorientierte Unternehmen, die ihre ERP/CRM-Prozesse strukturieren möchten
• Unternehmen mit digitalem Rechnungswesen, z. B. E-Rechnung, DATEV-Export oder GoBD-Archivierung

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• Täglichen Geschäftsprozesse im Überblick: Alle Daten zur Kunden-,Lieferanten- und Projektakte sichtbar auf einen Blick in einer Software. work4all fungiert abteilungsübergreifend: Vertrieb, Marketing, Controlling, Buchhaltung, HR, Support, Lager, und mehr.
• Stabile Preise: work4all garantiert transparente und seit 5 Jahren (Stand 2025) stabile Preise. Sie zahlen nur, was sie auch brauchen.‍
• Schneller& persönlicher Support: Sie sprechen mit echten Menschen, die Ihre Branche verstehen oder Sie lassen sich rund um die Uhr von KI-Assistent Toni im Help Center helfen.‍
• Smarte Automatisierung & Digitalisierung: von Angebot zum Auftrag zur Rechnung per Drag and Drop, Ressourcenplanung und DATEV-Export sorgen für messbare Effizienzgewinne.‍
• Speziell für kleine & mittlere Unternehmen entwickelt: work4all richtet sich gezielt an KMU, die eine leistungsstarke, aber einfach bedienbare Lösung für ihre täglichen Geschäftsprozesse suchen.‍
• Intuitive Oberfläche & einfache Bedienung: Die Benutzerführung ist logisch und intuitiv gestaltet, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können – nicht auf komplizierte Software.‍
• Familiengeführtes Unternehmen aus Deutschland: work4all ist ein familiengeführtes Unternehmen in zweiter Generation und wird seit 35 Jahren stetig weiterentwickelt. Unser Sitz ist im schönen Köln.

work4all wird von zahlreichen Kunden aus unterschiedlichsten Branchen eingesetzt – und mit Bestnoten bewertet.

Über 1.000 Unternehmen nutzen work4all täglich in der Praxis.
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Die Kundenzufriedenheit spiegelt sich in Top-Bewertungen auf unabhängigen Plattformen wider:

• 4,8 Sterne bei OMR Reviews‍
• 5️ Sterne bei Google‍
• 5 Sterne bei Capterra‍
• 4,9 bei DATEV

Außerdem schneidet work4all bei der Trovarit Anwenderstudie seit 8 Jahren in der Spitzengruppe aller Softwareanbieter ab, und das in diversen Kategorien:

•  Gesamtzufriedenheit System & Wartungspartner
• Usability / mobile Einsetzbarkeit
• Preis / Leistungsverhältnis
• Software & Wartungspartner
• Kompetenz & Schnelligkeit
• Support
• Zielerreichung & Termintreue

Beim Wettbewerb "ERP System des Jahres" ist work4all in der Kategorie "User Experience" unter den Finalisten. (Finale und Entscheidung im Oktober 2025).

Die Einführung von work4all erfolgt individuell, abhängig von Unternehmensgröße, Modulumfang und gewünschten Anpassungen.

Typische Schritte sind:

• Einrichtung des Systems‍
• Datenübernahme aus bestehenden Systemen‍
• Schulung Ihrer Mitarbeiter

So stellen wir sicher, dass Sie schnell und effizient mit work4all arbeiten können.

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